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Cómo Apostillar Documentos en España

Muy a menudo nuestros clientes nos preguntan cómo apostillar un documento en España para que sea reconocido en el extranjero.

Y es que existen muchos trámites en los que es necesario que los documentos extranjeros a presentar en España estén legalizados o apostillados.

En este artículo te voy a explicar:

Qué es un Documento Apostillado

Es un documento público emitido en un país firmante del Convenio de la Haya que ha sido legalizado.

En concreto, se coloca un sello internacional estandarizado en el documento que certifica la autenticidad de su firma para que pueda tener efectos en otro país.

Es importante distinguir la apostilla de legalización diplomática.

La apostilla es una forma simplificada de legalización.

Por eso, cuando hablamos de apostilla también utilizamos el término legalización (o legalización única). Porque, en realidad, la apostilla es una manera más sencilla de legalizar un documento público.

Aunque la apostilla sólo es válida para los países firmantes del Convenio de la Haya de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros.

De esta forma, un documento apostillado emitido en un país firmante del Convenio de la Haya será automáticamente reconocido en otro país firmante del Convenio.

En este enlace del convenio puedes ver una lista actualizada de los países firmantes del Convenio de la Haya. Recientemente se han adherido varios nuevos países al convenio de Apostilla:

  • Senegal
  • Canadá
  • China
  • Pakistán.

Por lo tanto, si el país que emite el documento público o el país en el que lo vas a presentar no es firmante del Convenio, tendrás que pasar por un trámite un poco más complejo: la legalización diplomática.

No obstante, en este artículo me voy a centrar en explicar qué hay que hacer para apostillar un documento en España.

Qué Documentos Hay que Apostillar.

Primero de todo debo aclarar que la apostilla es solo para los documentos públicos. Es decir:

  • Documentos judiciales
  • Documentos administrativos
  • Documentos notariales.

En cambio, no se puede apostillar un documento privado, por ejemplo, un contrato privado entre dos personas o un documento expedido por un banco, salvo que en él se haya estampado una certificación notarial.

Por eso, aunque no se puede apostillar un contrato privado, si se acude al Notario para que lo autorice (lo que se llama elevar a público el contrato) entonces ese documento pasará a reconocerse como público y sí se podrá apostillar.

En cualquier caso, hay determinados documentos públicos que según la normativa de la Unión Europea y otros convenios internacionales están exentos de legalización.

De ahí que, para saber si el documento público puede apostillarse habrá que analizar el tipo de documento, el país en el que se ha expedido y en el que se quiere reconocer.

Te dejo a continuación algunos artículos de nuestro blog en el que te explicamos:

En cualquier caso, si tienes dudas sobre si debes apostillar un documento, contáctanos y te informaremos encantados.

Dónde apostillar documentos en España

Solo son competentes para apostillar un documento las autoridades del país en el que se expide.

¿Se puede apostillar un documento extranjero en España?
No. Si es un documento extranjero que tiene que surtir efectos en España deberá apostillarse en el país de expedición.

¿Hacen Apostillas los Consulados?

Normalmente no. Lo hacen muy pocos consulados (por ejemplo, el de Australia que sí lo gestiona). Casi siempre la apostilla de documentos extranjeros se tiene que tramitar en el país que expidió dichos documentos. 

Por ejemplo:

  • Si tu documento es de Brasil, se apostilla en Brasil y en España se le hace después una traducción jurada al castellano. 
  • Si tu documento es de Rusia, se apostilla en Rusia y en España después de hace la traducción jurada. 
  • Lo mismo ocurre con Reino Unido, China y otros países.

Si, en cambio, necesitas apostillar un documento emitido en España para que surta efectos en un país extranjero firmante del Convenio de la Haya, puedes dirigirte a diferentes autoridades españolas en función del tipo de documento:

  • Si es un documento público administrativo o judicial (incluidos los del Registro Civil), a cualquiera de estos organismos:
    • La Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia, situada en la Calle de la Bolsa 8, en Madrid.
    • Las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla.
    • Las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla.
  • Si es un documento notarial, al Colegio Notarial 
  • Si es un documento público judicial expedido por la Audiencia Nacional o el Tribunal Supremo, a la Secretaría de Gobierno de los respectivos tribunales.

Puedes consultar los organismos y las direcciones de legalización y apostilla de documento españoles, así como el listado de documentos que no necesitan apostilla, en este link del MAEC.

Cómo apostillar documentos en España

El trámite para obtener la apostilla de un documento en España puede hacerse:

  • Presencialmente
  • Por correo postal
  • Online.

Pero la forma de hacerlo dependerá del tipo de documento público que quieras apostillar.

Trámite presencial:

Para cualquier documento público susceptible de apostilla, deberás asistir con el original a las direcciones de las autoridades indicadas arriba.

Trámite por correo postal:

En el caso de los documentos administrativos y judiciales también puedes hacer el trámite por correo postal.

Para ello deberás enviar, junto con la solicitud, el documento público original que quieres apostillar a las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla o a la Oficina Central de Atención al Ciudadano.  

En todo caso, hay que tener en cuenta que algunos documentos administrativos, como los emitidos por la Agencia Tributaria o registros mercantiles, precisan de reconocimiento previo de firma.

Trámite online:

También se pueden apostillar documentos en España online.

Sin embargo, los requisitos para apostillar documentos en España por internet son distintos.

Solo podrás hacer el trámite online si es uno de los siguientes documentos públicos y está firmado digitalmente, con un sello electrónico oficial:

  • Certificado de Antecedentes Penales
  • Certificado de Delitos de Naturaleza Sexual
  • Certificado de Sentencias Firmes de Menores
  • Certificados de Registro Civil (firmados de forma electrónica con CSV)
  • Certificados de Actos de Última Voluntad
  • Certificados de Seguros con Cobertura de Fallecimiento

En cualquier otro caso, tal y como se informa en la página del Ministerio de Justicia de España, el documento debe tener firma manuscrita para ser apostillado y deberá ser apostillado de manera presencial o por correo postal. 

Es decir, si necesitas apostillar una sentencia de divorcio, debes asegurarte que lleve el sello en tinta del juzgado y la firma manuscrita del funcionario pertinente. A fecha de hoy (inicio de 2024), aún se solicitan de esta forma para poder apostillar.

Si cumples los requisitos para apostillar un documento en España online, puedes hacer el trámite a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia

Necesitarás estar identificado mediante el sistema Cl@ve y adjuntar el documento público firmado digitalmente.

Cuánto se tarda en apostillar un documento en España

El plazo de tramitación dependerá del establecido por cada organismo público:

  • Si se trata de un documento notarial, el plazo aproximado de entrega suele ser de 3 días hábiles, en función del colegio notarial. 
  • Los tribunales suelen tardar entre 1 y 2 semanas.

¿Es necesaria la traducción de los Documentos Apostillados?

Para saber si un documento emitido por una autoridad española debe traducirse es necesario consultar la legislación del país en el que se va a presentar.

Aunque la mayoría de los países sólo admiten documentos traducidos a su idioma o idiomas oficiales. Así que, una vez obtenida la apostilla, tocará hacer la traducción jurada del documento.

Sin embargo, a veces también se requiere la legalización de la traducción jurada y otros trámites adicionales.

Así que antes debes confirmar con la autoridad competente del país en el que se va a presentar el documento apostillado los requisitos de las traducciones juradas.

En cuanto a los documentos extranjeros apostillados, para que puedan tener efecto en España siempre deberán estar traducidos al español. Para que en España se admita la traducción de un documento apostillado, sin necesidad de legalizarla ni de realizar más trámites, deberá realizarla un traductor o intérprete jurado español nombrado por el ministerio.

Hacer la apostilla y traducción con Lingua Franca

En Lingua Franca llevamos casi 20 años dedicados a la gestión de la legalización de documentos y traducciones juradas.

Salvo algunas excepciones, podemos gestionar la Apostilla de La Haya para documentos españoles. Y cuanto menos, siempre podemos asesorarte sobre ello.

Nos especializamos en traducción jurada de documentos (hacemos traducciones juradas oficiales al inglés, francés, portugués, italiano, ruso, rumano y más idiomas). 

Tenemos oficinas en Madrid, Barcelona, Valencia y Almería y trabajamos en todo el territorio nacional.

Si requieres asesoramiento en el trámite de la Apostilla de la Haya o necesitas hacer una traducción jurada, 

Foto de Olga Kulebiakina
Olga Kulebiakina

Gerente de Lingua Franca Traducciones Juradas

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