En España existen dos vías principales para dotar de validez legal a un documento extranjero antes de presentarlo ante una autoridad nacional: la Apostilla de La Haya y la legalización diplomática o consular.
Al trabajar habitualmente con documentación internacional (como es el caso de abogados, asesorías y profesionales del derecho) es fundamental conocer las diferencias entre ambas, saber cuándo es necesario cada trámite y entender cómo afecta al proceso de traducción jurada.
Por eso, a continuación te explico en detalle en qué consiste cada procedimiento, en qué casos se aplican y qué implicaciones prácticas tienen.
Contenidos
- 1 ¿Qué es la Apostilla de La Haya y cuándo se utiliza?
- 2 ¿Qué Documentos Pueden Apostillarse?
- 3 ¿Qué es la Legalización Diplomática o Consular y en qué Casos se Requiere?
- 4 Principales Diferencias entre la Apostilla de La Haya y la Legalización Consular
- 5 ¿Cómo Afectan la Legalización o Apostilla al Proceso de Traducción Jurada?
- 6 Preguntas frecuentes (FAQ) sobre Apostilla, Legalización y Traducción Jurada
- 7 Legalización y Apostilla con Lingua Franca
¿Qué es la Apostilla de La Haya y cuándo se utiliza?
La Apostilla de La Haya es un mecanismo internacional de legalización abreviada de documentos públicos, establecido por el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 (Convenio de la Apostilla).
Este convenio suprime la exigencia de la legalización diplomática o consular tradicional para los documentos públicos emitidos en un país firmante que deban presentarse en otro país firmante del Convenio de la Apostilla.
Actualmente hay más de 120 Estados, incluida España y la mayoría de países de Europa, América y otras regiones, que lo han ratificado.
Así, en lugar de la cadena de sellos consulares habitual, basta con colocar la apostilla: un único sello expedido por la autoridad competente del país de origen del documento
Este sello verifica que el documento al que la apostilla se adjunta es auténtico en su país de origen.
Por lo que un documento apostillado será automáticamente reconocido en otro Estado parte del Convenio de La Haya sin necesidad de más legalizaciones o trámites adicionales.
¿Qué Documentos Pueden Apostillarse?
Solo los documentos públicos.
Esto incluye, entre otros, documentos administrativos, judiciales, notariales, certificaciones oficiales sobre documentos privados, etc.
En cambio, los documentos privados, como por ejemplo un contrato, no pueden apostillarse (para ello sería necesario elevarlo a escritura pública ante notario).
Tampoco pueden apostillarse ciertos documentos públicos que el propio Convenio excluye de su ámbito, por ejemplo:
- Los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares
- Los documentos administrativos que se refieran directamente a operaciones comerciales o aduaneras
Estos documentos requerirían la vía tradicional de legalización.
Importante: Dentro de la Unión Europea (UE), gracias al Reglamento (UE) 2016/1191 que entró en vigor en 2019, hay documentos que no necesitan apostilla. Esta norma comunitaria eliminó su exigencia para una serie de documentos públicos como certificados de nacimiento, matrimonio, antecedentes penales, etc., expedidos en un Estado Miembro y presentados en otro.
Asimismo, permite adjuntar a dichos documentos un formulario estándar multilingüe para evitar tener que traducirlos, y obliga a que las autoridades acepten las traducciones juradas realizadas por un profesional autorizado en cualquier país de la UE.
¿Qué es la Legalización Diplomática o Consular y en qué Casos se Requiere?
La legalización diplomática es el método tradicional para conferir validez a un documento público extranjero cuando no puede utilizarse la apostilla.
Esto ocurre, principalmente, cuando el país de origen del documento no forma parte del Convenio de La Haya de 1961, o cuando se trata de un documento excluido del ámbito de dicho Convenio.
Como en el caso de la apostilla, mediante la legalización las autoridades certifican la autenticidad de un documento público extranjero en su país de origen.
Pero a diferencia de la apostilla (que unifica el proceso en un solo sello), la legalización diplomática implica una cadena de varios pasos.
De ahí que también se le llame legalización por vía diplomática u ordinaria.
El proceso típico para legalizar un documento extranjero que viene de un país no firmante del Convenio de la Apostilla es el siguiente:
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Legalización en el país de origen
Primero, el documento debe ser validado por la autoridad del país donde se emitió (habitualmente el Ministerio de Asuntos Exteriores u órgano equivalente de ese país).
Este organismo certifica la firma del funcionario local que expidió el documento.
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Legalización por el Consulado de España
Después, con el documento ya legalizado por su propio país, se lleva al Consulado o Embajada de España en dicho país para que legalice a su vez la firma del paso anterior.
El consulado español verifica la autenticidad de la legalización del ministerio local y le añade su propio sello y firma.
Sólo tras completar estos pasos el documento extranjero se considerará legalizado y válido en España.
¿En qué otros casos se recurre a la legalización ordinaria?
Además de los países no firmantes de La Haya, existen situaciones en las que incluso entre Estados parte hay que usar la vía diplomática.
Por ejemplo, los documentos expedidos por embajadas o consulados extranjeros en España no pueden llevar apostilla, ya que el Convenio los excluye expresamente.
Por lo que si este tipo de documentos quieren presentarse ante autoridades españolas deberán legalizarse por la vía ordinaria.
También ciertos documentos mercantiles o aduaneros podrían requerir legalización consular si están excluidos de la apostilla.
Asimismo, existen casos que, aunque no son lo habitual, conviene tener presentes.
Como el de países que pueden haber firmado el Convenio de La Haya pero aún no lo han implementado plenamente o que tienen acuerdos bilaterales específicos con España.
Por ejemplo, existen convenios internacionales en materia de registro civil que eximen de legalización a determinados certificados de estado civil entre países firmantes, e incluso acuerdos bilaterales que suprimen la legalización de las certificaciones del Registro Civil entre esos países.
En cambio, siempre que no aplique una excepción convencional, habrá que legalizar por vía diplomática si la apostilla no es viable.
En resumen, se acude a la legalización diplomática siempre que el documento no pueda ser apostillado.
Así lo primero será verificar si el país emisor del documento (y el país receptor) forman parte del Convenio de la Apostilla y si el documento entra en el ámbito de éste.
Si la respuesta es no, entonces corresponde la legalización consular tradicional.
Principales Diferencias entre la Apostilla de La Haya y la Legalización Consular
Aunque ambos procedimientos persiguen el mismo fin (certificar la autenticidad de un documento público extranjero para que surta efectos legales en otro país) presentan diferencias importantes:
| Aspecto | Apostilla de la Haya | Legalización Consular |
|---|---|---|
| Base legal e internacionalidad | La apostilla nace de un tratado multilateral y es reconocida por todos los Estados parte. | Proceso basado en prácticas consulares tradicionales, sin un convenio único que la regule, por lo que cada Estado fija sus requisitos. |
| Ámbito geográfico de validez |
Solo aplica entre países que hayan firmado y ratificado el Convenio de la Apostilla. Si uno de los dos países (origen o destino) no es parte no se puede usar. |
En principio puede aplicarse a cualquier documento de cualquier país. |
| Número de pasos y complejidad |
La apostilla simplifica todo el trámite a un solo sello de la autoridad competente del país de origen. Es generalmente más rápida y sencilla. |
Implica múltiples sellos: normalmente al menos dos (autoridad nacional y el del consulado del país destino), pudiendo requerir pasos intermedios dependiendo del tipo de documento. Es más laboriosa, con mayores tiempos de espera y costes. |
| Forma de reconocimiento | Un documento apostillado goza de reconocimiento automático en el país de destino (no se puede exigir una legalización adicional ni trámites adicionales para confirmar su autenticidad). |
Un documento legalizado consularmente también es aceptado, pero ha pasado por un proceso caso por caso. Es decir, depende de que cada autoridad haya estampado su sello en la cadena. |
Importante: En cualquier caso, hay que tener en cuenta que tanto la apostilla como la legalización se refieren siempre al documento original y sus firmas.
Es decir, estos trámites no verifican el contenido ni corrigen eventuales irregularidades materiales del documento, sino que solo confirman que quien lo firmó estaba facultado para ello y que su firma es auténtica.
Por ello es esencial que el documento original (acta, certificado, partida, sentencia, etc.) sea válido y esté correctamente expedido antes de iniciar cualquiera de los procesos.
¿Cómo Afectan la Legalización o Apostilla al Proceso de Traducción Jurada?
Cuando un documento extranjero debe presentarse ante autoridades españolas, además de legalizarlo o apostillarlo, habitualmente es necesaria su traducción jurada.
La traducción jurada es la traducción oficial realizada por un traductor-intérprete jurado nombrado por el MAEC, que llevará su sello y firma certificando la fidelidad de la traducción.
Ahora bien, para evitar problemas es imprescindible seguir el orden en la legalización o apostilla y la traducción jurada:
- Legalizar o apostillar: Primero se debe apostillar o legalizar el documento original.
- Traducir: Solo después de la legalización o apostilla se realiza la traducción jurada.
Si se hace al revés (un error muy común) y se traduce antes de apostillar o legalizar, la traducción puede ser rechazada.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre Apostilla, Legalización y Traducción Jurada
Para uso en España, no.
Si la traducción al castellano ha sido realizada por un intérprete-traductor jurado español acreditado por el MAEC, esa traducción es un documento oficial válido por sí mismo y no necesita ningún sello adicional.
Solo se apostilla o legaliza el documento original extranjero (y siempre antes de traducirlo).
La confusión viene de cuando la traducción jurada va a usarse fuera de España.
En ese caso, si el país de destino no reconoce la apostilla o no admite directamente la firma del traductor español, sí habría que legalizar la firma del traductor (en el MAEC e incluso con apostilla o consulado) para que la traducción sea aceptada en el extranjero.
No existe una norma legal que obligue a traducir la apostilla o los sellos de legalización.
Si bien, en la práctica, lo recomendable es hacerlo ya que el presupuesto de la traducción por añadir estas líneas es mínimo o idéntico y se evitan complicaciones.
Y es que algunas autoridades llegan a rechazar la traducción si la apostilla o los sellos no están traducidos.
No.
La apostilla, una vez colocada, no caduca ni tiene un límite temporal propio.
La validez de este sello es indefinida (igual que sucede con la legalización consular).
Sin embargo, hay que distinguirlo de la validez del documento en sí: si el documento original (por su naturaleza) sólo es válido por un cierto periodo (por ejemplo, certificados que caducan a los 3 ó 6 meses), entonces indirectamente la apostilla “pierde efecto” cuando el documento caduca.
Pero no es porque el sello expire, sino porque lo hace el documento al que se adjunta.
Antes de 2019 España solo reconocía automáticamente las traducciones realizadas por traductores jurados nombrados por el MAEC.
Sin embargo, tras el Reglamento (UE) 2016/1191, también se admiten traducciones juradas hechas por traductores autorizados de otros Estados miembros de la UE.
Es decir, si un abogado francés tradujo juradamente un documento al español (y está habilitado conforme al Derecho francés), las autoridades españolas deberían aceptarla como válida al igual que si fuera de un traductor jurado español.
Conviene, no obstante, verificar caso a caso y acompañar la firma del traductor extranjero de una certificación, pues en la práctica algunas oficinas pueden no están familiarizadas con esta vía.
Fuera de la UE, en general sí se exigirá la traducción hecha por traductor jurado español.
Legalización y Apostilla con Lingua Franca
Conocer las diferentes vías de legalización de documentos extranjeros es esencial para realizar estos trámites con eficacia y rapidez.
Por eso, en Lingua Franca, además de hacer traducciones juradas a más de 30 idiomas, también nos encargamos de la legalización y apostilla de los documentos.
Y es que muchas veces son pequeños detalles en el trámite de apostilla o legalización, (no solo en la traducción jurada), los que te permiten evitar contratiempos y ahorrarte semanas de retrasos y costes innecesarios.
Si necesitas una traducción jurada y/o un especialista en apostilla y legalización puedes
contactarnos aquí.
Respetamos cada documento que traducimos, cuidamos cada traducción.
Gerente de Lingua Franca Traducciones Juradas