¿Que es la apostilla?
Es muy probable que en algún momento hayas tenido que apostillar un documento y que te hayas preguntado ¿qué es la Apostilla de La Haya?
La Apostilla de La Haya es un sello internacional (regulado por el Convenio de La Haya de 1961), de formato estandarizado y que legaliza el documento de cara a otro país extranjero donde se va a usar el documento.
Para que lo entendamos mejor: la apostilla demuestra a las autoridades competentes del país donde se va a presentar el documento, que en el país de origen, donde se expidió dicho documento, es auténtico y legal. Por eso lleva la Apostilla de La Haya.
Cuando queremos “apostillar” el documento, quiere decir que lo vamos a legalizar en el país de origen de dicho documento para demostrar en el otro país la autenticidad del documento aportado.
Tipos de documentos que se apostillan
Hay todo una infinidad de documentos que se pueden y se necesitan apostillar con frecuencia. Hay un criterio que une todos estos documentos, y es que TODOS son documentos públicos, emitidos por una administración, entidad pública, un notario o letrado (en algunos países), un organismo educativo u organismo del poder del estado.
Los documentos que se apostillan con frecuencia
- Certificados del Registro Civil (apostillar certificado de nacimiento, matrimonio, defunción. fe de vida y estado, certificado de estado civil, divorcio).
- Apostillar certificado de antecedentes penales.
- Sentencias judiciales de toda clase, sobre todo la de divorcio.
- Poderes, contratos, testamentos y declaraciones de todo tipo, otorgados ante un notario.
- Documentos académicos como apostillar titulo universitario, diplomas, certificados de notas.
- Copias compulsadas de documentos de toda clase
- Documentos de agencia tributaria, registro mercantil y de propiedad, (si bien todos estos es muy muy poco frecuente que se tengan que apostillar, normalmente van solamente con su traducción jurada).
Apostillar Documentos Privados
Los documentos expedidos de forma privada no se pueden apostillar precisamente por eso, porque no son documentos públicos, sino privados.
Cuando se quiere que un documento privado, por ejemplo, un poder o un contrato redactado entre dos partes privadas, se apostille, dicho poder o contrato se otorga ante el notario. Y de esta forma el documento se vuelve público y ya se le puede poner una apostilla.
¿Donde apostillar los documentos?
En España el organismo encargado de apostillar documentos se determina en función del tipo de documentos que es:
- Los documentos notariales: se deben de apostillar en el Colegio de Notarios. Que por cierto, no tiene por qué ser de la misma provincia ni de comunidad autónoma. Con que sea en un colegio de notarios la apostilla se pone perfectamente.
- Los documentos de Registro Civil: se deben apostillar en el Tribunal Superior de Justicia más cercano (que, de nuevo, no es limitativo, los documentos expedidos por cualquier registro civil español (certificados de nacimiento, matrimonio, etc), se pueden apostillar en cualquier tribunal superior de justicia de cualquier comunidad autónoma española).
- Los certificados de antecedentes penales: se apostillan en las Oficinas de Gerencia Territorial que corresponda. Igualmente se puede acudir a la Gerencia Territorial más cercana.
Para todos los demás documentos, conviene que confirmes si realmente necesitan la Apostilla de La Haya. Se suele omitir este trámite para documentos de registro mercantil, policiales, etc. Aun así, a continuación te facilitamos la tabla del Ministerio de Asuntos exteriores que explica de forma exhaustiva dónde y cómo se apostilla cualquier documento público.
Apostilla Electrónica
La Apostilla de La Haya es un sello físico, se pone sobre el documento físico en papel y es, de por sí, un sello no electrónico. Si bien cada apostilla suele llevar un código electrónico de verificación que se usa para verificar la autenticidad de la Apostilla de La Haya y el documento que ella legaliza.
- Apostilla electrónica en certificados de antecedentes penales. Se puede poner la Apostilla de La Haya al certificado de antecedentes penales firmado electrónicamente. Se apostilla en la Gerencia Territorial de Justicia.
- Las sentencias y otros documentos judiciales se apostillan igualmente en el tribunal superior de justicia. Pero hay un punto importante: por el momento, la mayoría de los documentos judiciales firmados electrónicamente no se pueden apostillar debido a la falta de medios por parte de las administraciones de los tribunales.
De modo que si necesitas apostillar una sentencia de divorcio u otro documento expedido por un juzgado, debes asegurarte de que lleva la firma original del juez/secretario que lo firma. De lo contrario corres el riesgo de perder mucho tiempo y que te lo devuelvan sin apostillar. Esperemos que esto pronto lo resuelvan las administraciones y se pueda poner la Apostilla de La Haya a cualquier documento judicial firmado electrónicamente.
- Los documentos académicos, de registros mercantiles, policía (exceptuando el certificado de antecedentes penales) para poder ser apostillados necesitan previamente que la firma que aparece que el documento, sea verificada por una instancia superior.
Países firmantes del convenio de la Haya
El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España pone a disposición de toda persona la lista actualizada de los países firmantes del convenio de La Haya
Por lo que si el país emisor de tus documentos está en esta lista, el documento se podrá legalizar con la Apostilla de La Haya. Adicionalmente os indicamos información ampliada para la aplicación de la apostilla de La Haya en los siguientes países firmantes:
Si el país que expide o recibe el documento no está en esta lista, los documentos se legalizan de forma diplomática: poniendo sello del Ministerio de Exteriores y el del Consulado/Embajada del país receptor. Todo esto en el país de origen del documento.
Traducción Jurada Apostilla de La Haya
Si se traduce o no la Apostilla de La Haya en un documento, es una de las dudas más frecuentes que nos realizan nuestros clientes.
Si bien no existe obligación legal hacer la traducción jurada de la apostilla, es mejor traducir la apostilla de La Haya porque apenas encarece el presupuesto, pero sí da la seguridad de que nuestra traducción y nuestro documento no se echarán para atrás solamente por esto.
¿Puedo hacer la Apostilla de La Haya con Lingua Franca?
En Lingua Franca somos especialistas en gestionar la Apostilla de La Haya de gran parte de documentos españoles, principalmente de los documentos notariales y de los documentos de registro civil.
Además también somos especialistas en traducción jurada de documentos (hacemos traducciones juradas oficiales al inglés, francés, portugués, italiano, ruso, rumano y más idiomas) por lo que si necesitas apostillar y traducir un documento, así ya lo tienes todo “llave en mano”.
Llevamos 14 años haciendo traducciones juradas y gestionando legalizaciones de documentos. Velamos por la confidencialidad, gestionamos tu traducción jurada de forma rápida y en todo el territorio nacional.
Traducimos con conocimiento y aprendemos de nuestro trabajo. Si necesitas apostillar y traducir tus documentos contacta con nosotros. ¡Somos especialistas!
Gerente de Lingua Franca Traducciones Juradas
¿Quieres estar al corriente de todas las novedades de Lingua Franca?